O processo de admissão de novos colaboradores envolve a organização de uma série de documentos obrigatórios, que variam em conformidade com a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e as necessidades da empresa.
Por se tratar de uma etapa fundamental na contratação de novos colaboradores, as empresas devem cumprir algumas exigências legais para garantir a conformidade com a legislação trabalhista. Abaixo, vamos listar os documentos mais comuns, as melhores práticas para agilizar o processo e como as empresas podem implementar estratégias eficazes para facilitar essa etapa.
Principais documentos para admissão
Garantir que todos esses documentos sejam reunidos antes da entrega evita complicações futuras, como problemas com órgãos de fiscalização e dificuldades na formalização do contrato de trabalho. A lista de documentos obrigatórios para a admissão de um novo colaborador inclui:
- Carteira de Trabalho (CTPS): a CTPS física ou digital deve ser preenchida com as informações referentes ao novo contrato de trabalho.
- RG e CPF: documentos de identidade são fundamentais para a validação dos dados do colaborador.
- Comprovante de residência: necessário para atualizar o cadastro do colaborador junto ao Departamento Pessoal.
- Certificado de reservista (para homens): documento obrigatório para quem tem entre 18 e 45 anos.
- Título de eleitor: também importante para o registro do trabalhador.
- Exame de admissão: exigido pela legislação trabalhista, esse exame garante que o colaborador esteja apto para a função.
- Comprovante de escolaridade: dependendo da vaga, pode ser necessário comprovar a escolaridade ou qualificação profissional.
Além disso, podem ser exigidos documentos adicionais dependendo da natureza da empresa ou da função, como atestado de saúde ocupacional (ASO) e certidão de nascimento ou casamento.
Boas práticas para coleta de documentos
Além de reduzir a margem de erros, o processo de coleta de documentos pode trazer mais agilidade para a contratação. Aqui estão algumas dicas:
- Comunicação clara e direta: ao comunicar ao novo colaborador sobre a necessidade de reunir documentos, é ideal fornecer uma lista detalhada com prazos de entrega. Isso evita atrasos no processo e dá tempo para possíveis correções.
- Conferência e armazenamento de seguros: garanta que os documentos recebidos sejam corretamente armazenados em conformidade com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) e, sempre que possível, digitalize os documentos de admissão e armazenamento em sistemas seguros e centralizados. O uso de pastas físicas pode ser arriscado devido à perda de documentos e dificuldade de acesso futuro.
- Treinamento da equipe de RH: é importante que todos os envolvidos no processo de admissão conheçam bem a legislação trabalhista e estejam atualizados sobre as normas legais. Além disso, criar um checklist padronizado para a equipe de RH é uma prática recomendada, pois garante que nenhum documento seja esquecido, mantendo o processo organizado e fácil de acompanhar.
Como automatizar o processo de admissão
Com o avanço tecnológico também na área de Recrutamento e Seleção, o uso de inteligência artificial se tornou uma ferramenta poderosa para agilizar processos e auxiliar os profissionais. Tarefas que antes exigiam muito tempo agora podem ser automatizadas em segundos.
Um exemplo disso é o uso de chatbots, que facilitam a conferência e o armazenamento de documentos em conformidade com as leis trabalhistas.
Além disso, esses sistemas integram dados com a folha de pagamento e o controle de benefícios, acelerando a formalização da contratação e evitando a necessidade de interação. Aqui estão algumas dicas para automatizar a coleta e gestão de documentos:
- Plataformas de RH integradas: o uso de softwares de gestão de recursos humanos pode automatizar grande parte do processo de admissão. Essas ferramentas permitem que os colaboradores façam upload de documentos diretamente no sistema, que os validem e organizem automaticamente.
- Assinatura digital: a implementação de sistemas de assinatura digital elimina a necessidade de papel e assinaturas físicas. Isso acelera a formalização de contratos e reduz custos operacionais. Uma opção é o uso da assinatura eletrônica por meio do Portal Gov.br, que oferece um serviço seguro e oficial para formalização de contratos sem a necessidade de assinaturas físicas.
- Fluxo de aprovação automatizado: a integração de fluxos de trabalho automáticos para a aprovação de documentos garante que cada etapa seja concluída em tempo hábil. Por exemplo, após o upload de um documento, o sistema pode notificar os responsáveis automaticamente.
- Checklist digital com lembretes automáticos: automatizar os checklists de documentos pode reduzir o retrabalho da equipe de RH. Sistemas que enviam lembretes automáticos para os novos colaboradores sobre os documentos pendentes agilizam o processo e evitam esquecimentos.
- Integração com sistemas de folha de pagamento: ao integrar o sistema de entrega com a folha de pagamento, todos os dados dos colaboradores já são transferidos automaticamente, eliminando a necessidade de duplicação de esforços e minimizando erros.
